Thuis- en telewerk: Bent u klaar voor “Het Nieuwe Werken”?

Is uw organisatie klaar voor “Het Nieuwe Werken“? Flexibel omgaan met arbeidstijd en werkomgeving is nu eenmaal de toekomst. De aard van het werk bepaalt of “Het Nieuwe Werken“ wel of niet kan in uw bedrijf.

Voordelen thuiswerk

Op 8 december 2011 organiseerden Microsoft, AOS, pwc en Getronics de tweede editie van de Nationale Thuiswerkdag. Meer dan 2.300 werknemers registreerden zich via de website. Zo probeerden de initiatiefnemers een breder draagvlak te creëren voor thuis- en telewerken. Deze termen worden vaak door elkaar gebruikt om hetzelfde aan te duiden. Telewerken is in feite de overkoepelende term voor werken op afstand, met thuiswerken bedoelt men eerder het verrichten van werk voor een werkgever vanuit je eigen huis.

Verschillende studies tonen aan dat het implementeren van thuis- en telewerken positieve gevolgen heeft voor de productiviteit van werknemers. Het vermijden van de woon-werkverplaatsing (files) en de mogelijkheid om de werkdag gemakkelijker te combineren met andere taken (meer zelfstandigheid), vermindert stress en zorgt voor een beter evenwicht tussen werk en privéleven. Eén dag per week thuiswerken bespaart een werkgever per jaar tot 2.300 euro berekende Athlon Car Lease. Athlon Car Lease komt tot dat bedrag door de besparing van brandstof en de extra arbeidsproductiviteit mee te wegen in de berekening. Wie de trein neemt in plaats van een leasewagen, bespaart 1.000 euro per jaar. De brandstofkosten zijn immers goedkoper en bovendien werken veel mensen nog verder in de trein.

Nadelen thuiswerk

Sommige collega's denken dat thuiswerkers misbruik maken van de situatie en niet echt werken. Andere nadelen van thuiswerk zijn: minder sociaal contact, vrees om belangrijke informatie te missen en minder waardering.
Thuiswerken vereist dus een aantal vaardigheden en aardig wat discipline. Enkele praktische tips helpen de thuiswerker op weg: 1° ken jezelf: wie steeds opnieuw moet worden gemotiveerd, blijft beter naar kantoor gaan, 2° maak duidelijke afspraken: thuiswerken is geen alternatief voor bijvoorbeeld kinderopvang en 3° maak een uurrooster voor intellectueel werk en voor afspraken.

Aard van het werk

Drie criteria bepalen of “Het Nieuwe Werken” wel of niet kan worden ingevoerd in uw bedrijf :

als minstens 20% van de taken is gericht op het ingeven en/of verwerken van informatie, kan de werknemer één volledige dag thuiswerken. Dit is een minimum om een systeem van thuiswerk op te zetten;

een groot deel van de taken zijn planbaar en meetbaar in concrete resultaten;

de taken kunnen onafhankelijk van andere personen worden uitgevoerd (bv. administratieve taken en commerciële taken).

Onkostenvergoeding: terugbetaling van bureaukosten

Als werkgever moet u uitsluitend de kosten van de verbindingen en de communicatie die verband houden met het thuiswerk vergoeden of betalen. Waarneer thuiswerkers en telewerkers eigen apparatuur gebruiken, zijn de aan telewerk verbonden kosten van installatie van informaticaprogramma's, werking en onderhoud maar ook de afschrijvingskosten van de apparatuur en de kosten die voortvloeien uit verlies of beschadiging van de apparatuur en gegevens, voor rekening van de werkgever.
Partijen kunnen zelf overeenkomen op welke manier de kosten worden berekend: naar rata van de prestaties of volgens een door de partijen overeengekomen verdeelsleutel. Die berekening moet gebeuren vóór de aanvang van het telewerk. Wanneer u niets overeenkomt, worden de kosten bepaald in verhouding tot de prestaties van telewerk.

Vergoedingen van “kosten eigen aan de werkgever” die u aan de werknemer terugbetaalt, zijn niet belastbaar en niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen omdat de RSZ een terugbetaalde kostenvergoeding niet als loon beschouwt als ze aan bepaalde voorwaarden voldoet. U moet wel voor de RSZ en de administratie het professionele karakter en de realiteit van de forfaitair terugbetaalde kosten kunnen aantonen. In 2010 heeft de RSZ richtlijnen gepubliceerd voor verschillende posten waaronder bureaukosten van thuiswerkers en telewerkers. Bij elke post waarvoor zij een forfaitaire raming aanvaardt, vermeldt ze het bedrag en de voorwaarden. In haar instructies van het eerste kwartaal 2011 heeft de RSZ een aangepaste tabel opgenomen. Meer info: Administratieve instructies RSZ - 2011/01.