Comptabilisation des indemnités pour cause de retard de paiement

Si votre partie contractante ne paie pas les factures dans le délai prévu, vous avez droit à une indemnité en vertu de votre contrat ou de la loi. La loi vous accorde le droit de réclamer des intérêts. Rien ne vous empêche par ailleurs de porter en compte des frais supplémentaires, moyennant respect de certaines conditions et limites. Comment comptabiliser ces indemnités ? Un nouvel avis CNC clarifie le traitement comptable à appliquer.

Quelles indemnités ?

Plusieurs cas de figure sont possibles.
Pour les situations B2C, il y a lieu de se référer à l’article 5:240 du Code civil qui prévoit qu’un retard de paiement doit être indemnisé par des intérêts de retard au taux légal. Ces intérêts ne commencent à courir qu’à compter de la sommation à payer. Les parties ne peuvent déroger à cette règle que dans une certaine mesure.

Pour les relations B2B, les règles en matière d’intérêts de retard sont toutefois établies par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales. À moins que le contrat n’en dispose autrement, le délai de paiement pour les factures est de trente jours civils. Les parties peuvent convenir d’un délai plus long qui ne peut toutefois excéder soixante jours civils.

En cas de retard de paiement, un intérêt est dû de plein droit et sans mise en demeure. Cet intérêt est calculé à compter du jour suivant l’échéance du délai de paiement.

Il arrive enfin que les parties prévoient l’obligation pour le débiteur de verser une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement et d’autres sommes, en sus des intérêts. Cette clause indemnitaire est parfaitement légale.

Intérêts de retard et autres sommes dues

Le débiteur se demande peut-être si les intérêts de retard revêtent bel et bien un caractère certain et liquide. La loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales a instauré une automaticité : un intérêt est dû de plein droit aussitôt le délai de paiement dépassé. La Commission des normes comptables (CNC) en conclut que dans le chef du débiteur, il y a lieu de prendre en charges les intérêts et les indemnités forfaitaires dès le premier jour suivant la date d’échéance du paiement.

En revanche, en ce qui concerne le créancier, des produits ne peuvent pas être enregistrés dans la comptabilité lorsque leur encaissement effectif est incertain. Renvoyant aux principes de la logique de prudence, la CNC recommande aux créanciers de ne pas prendre automatiquement en résultat les sommes dues pour cause de retard de paiement. Ces montants ne pourront être repris en résultat qu’à partir du moment où – sur la base des critères de prudence, de sincérité et de bonne foi – leur encaissement effectif redeviendra certain.

À compter du moment où ces montants doivent être comptabilisés, le créancier doit acter la créance d’intérêt dans un compte « 400 - Clients » avec pour contrepartie une prise en résultat dans le compte « 75126 - Produits sur actifs circulants » ou « 769 - Autres produits financiers non récurrents ».

Limite de crédit

La limite de crédit est une manière particulière de décourager les retards de paiement. Il s’agit du montant supplémentaire dû, en vertu d’un contrat, par un débiteur en cas de paiement après une certaine date. La particularité de cette formule réside dans le fait que la date à partir de laquelle le supplément est dû ne coïncide pas nécessairement avec l’échéance finale de paiement. Cette date peut par exemple être antérieure à l’échéance afin d’inciter les clients à un paiement rapide.

Le fait que le montant relatif à cette limite de crédit soit généralement inclus dans le montant total de la facture entraîne des difficultés de comptabilisation.

La CNC distingue deux situations :
1. l’échéance de la limite de crédit correspond à l’échéance finale de paiement ;
2. l’échéance de la limite de crédit est antérieure à l’échéance finale de paiement.

Lorsque les deux échéances correspondent, la limite de crédit doit être assimilée aux indemnités forfaitaires pour retard de paiement (telles qu’explicitées ci-dessus). Cela signifie qu’au moment de l’établissement (par le fournisseur) ou de la réception (par le client) de la facture, seul le montant relatif au bien vendu ou acquis doit être enregistré dans la comptabilité des entreprises. La limite de crédit ne doit donc être comptabilisée qu’en cas de retard de paiement et si le montant relatif à la limite de crédit doit être acquitté.

Lorsque la date d’échéance de la limite de crédit est antérieure à la date de paiement effective, le traitement comptable de la limite de crédit est identique à celui d’un escompte de règlement. Au moment de la réception de la facture, le client doit comptabiliser le montant total, tel qu’indiqué sur la facture. En cas de paiement avant la date d’échéance de la limite de crédit, le fournisseur doit acter une charge en compte 657 à 658 « Charges financières diverses » et le client enregistre un produit en compte 756 à 759 « Produits financiers divers ».