Comptabilisation des indemnités pour cause de retard de paiement
Si votre partie contractante ne paie pas les factures dans le délai prévu, vous
avez droit à une indemnité en vertu de votre contrat ou de la loi. La loi vous
accorde le droit de réclamer des intérêts. Rien ne vous empêche par ailleurs de
porter en compte des frais supplémentaires, moyennant respect de certaines
conditions et limites. Comment comptabiliser ces indemnités ? Un nouvel avis CNC
clarifie le traitement comptable à appliquer.
Quelles indemnités ?
Plusieurs cas de figure sont possibles.
Pour les situations B2C, il y a lieu
de se référer à larticle 5:240 du Code civil qui prévoit quun retard de
paiement doit être indemnisé par des intérêts de retard au taux légal. Ces
intérêts ne commencent à courir quà compter de la sommation à payer. Les
parties ne peuvent déroger à cette règle que dans une certaine mesure.
Pour les relations B2B, les règles en matière dintérêts de retard sont
toutefois établies par la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le
retard de paiement dans les transactions commerciales. À moins que le contrat
nen dispose autrement, le délai de paiement pour les factures est de trente
jours civils. Les parties peuvent convenir dun délai plus long qui ne peut
toutefois excéder soixante jours civils.
En cas de retard de paiement, un intérêt est dû de plein droit et sans mise en
demeure. Cet intérêt est calculé à compter du jour suivant léchéance du délai
de paiement.
Il arrive enfin que les parties prévoient lobligation pour le débiteur de
verser une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement et dautres sommes,
en sus des intérêts. Cette clause indemnitaire est parfaitement légale.
Intérêts de retard et autres sommes dues
Le débiteur se demande peut-être si les intérêts de retard revêtent bel et bien
un caractère certain et liquide. La loi du 2 août 2002 concernant la lutte
contre le retard de paiement dans les transactions commerciales a instauré une
automaticité : un intérêt est dû de plein droit aussitôt le délai de paiement
dépassé. La Commission des normes comptables (CNC) en conclut que dans le chef
du débiteur, il y a lieu de prendre en charges les intérêts et les indemnités
forfaitaires dès le premier jour suivant la date déchéance du paiement.
En revanche, en ce qui concerne le créancier, des produits ne peuvent pas être
enregistrés dans la comptabilité lorsque leur encaissement effectif est
incertain. Renvoyant aux principes de la logique de prudence, la CNC recommande
aux créanciers de ne pas prendre automatiquement en résultat les sommes dues
pour cause de retard de paiement. Ces montants ne pourront être repris en
résultat quà partir du moment où sur la base des critères de prudence, de
sincérité et de bonne foi leur encaissement effectif redeviendra certain.
À compter du moment où ces montants doivent être comptabilisés, le créancier
doit acter la créance dintérêt dans un compte « 400 - Clients » avec pour
contrepartie une prise en résultat dans le compte « 75126 - Produits sur actifs
circulants » ou « 769 - Autres produits financiers non récurrents ».
Limite de crédit
La limite de crédit est une manière particulière de décourager les retards de
paiement. Il sagit du montant supplémentaire dû, en vertu dun contrat, par un
débiteur en cas de paiement après une certaine date. La particularité de cette
formule réside dans le fait que la date à partir de laquelle le supplément est
dû ne coïncide pas nécessairement avec léchéance finale de paiement. Cette date
peut par exemple être antérieure à léchéance afin dinciter les clients à un
paiement rapide.
Le fait que le montant relatif à cette limite de crédit soit généralement inclus
dans le montant total de la facture entraîne des difficultés de
comptabilisation.
La CNC distingue deux situations :
1. léchéance de la limite de crédit
correspond à léchéance finale de paiement ;
2. léchéance de la limite de
crédit est antérieure à léchéance finale de paiement.
Lorsque les deux échéances correspondent, la limite de crédit doit être
assimilée aux indemnités forfaitaires pour retard de paiement (telles
quexplicitées ci-dessus). Cela signifie quau moment de létablissement (par le
fournisseur) ou de la réception (par le client) de la facture, seul le montant
relatif au bien vendu ou acquis doit être enregistré dans la comptabilité des
entreprises. La limite de crédit ne doit donc être comptabilisée quen cas de
retard de paiement et si le montant relatif à la limite de crédit doit être
acquitté.
Lorsque la date déchéance de la limite de crédit est antérieure à la date de
paiement effective, le traitement comptable de la limite de crédit est identique
à celui dun escompte de règlement. Au moment de la réception de la facture, le
client doit comptabiliser le montant total, tel quindiqué sur la facture. En
cas de paiement avant la date déchéance de la limite de crédit, le fournisseur
doit acter une charge en compte 657 à 658 « Charges financières diverses » et le
client enregistre un produit en compte 756 à 759 « Produits financiers divers
».