Circulaire chèques repas: nombre de jours de travail effectif

Vous pouvez octroyer des chèques repas en exonération d'impôt, à condition que le nombre de chèques repas octroyés soit égal au nombre de jours où le travailleur ou dirigeant d'entreprise indépendant a fourni un travail effectif. Une nouvelle circulaire du 2 septembre 2011 explique comment calculer le nombre de jours de travail effectif d'un travailleur ou dirigeant d'entreprise sur base desquels ce dernier a droit à des chèques repas exonérés d'impôt.

Revenus exonérés

Les chèques repas font partie des revenus que le législateur a exonérés d'impôt en tant qu'avantages sociaux et culturels. En vue de l'exonération, il faut que les chèques repas octroyés satisfassent à diverses conditions. L'octroi de chèques repas doit être prévu par une CCT (conclue au niveau sectoriel ou au niveau de l'entreprise) ou dans une convention individuelle avec le travailleur. La quote-part de l'employeur ne peut dépasser 5,91 euros, tandis que la quote-part du travailleur ne peut être inférieure à 1,09 euros. Le chèque repas doit mentionner le nom du travailleur, ainsi que la durée de validité du chèque. Une dernière condition est que le travailleur doit recevoir un chèque repas par jour de travail effectif. Une circulaire du 2 septembre 2011 explique par le biais d'une règle générale et de plusieurs cas d'application concrets comment précisément il convient de déterminer le nombre de jours où un travail effectif a été fourni.

Nombre de jours de travail effectif: règle générale

Les conditions fiscales imposées par le Code des impôts sur les revenus sont inspirées de la législation sociale. Etant donné que l'Office national de sécurité sociale est compétent en la matière, son point de vue est également suivi en matière fiscale.
Vous devez octroyer un chèque repas pour chaque jour où le travailleur fournit un travail effectif normal, c'est-à-dire pour chaque jour de présence physique du travailleur sur le lieu de travail ou à un autre endroit où sa présence est requise en raison de son travail. Vous devez donc également octroyer des chèques repas pour les jours de travail à temps partiel.

Nombre de jours de travail effectif: cas d'application

Délégué syndical: les jours où un délégué syndical participe à une réunion d'un organe de concertation ouvrent droit à un chèque repas. La participation à ces réunions contribue en effet au bon fonctionnement de l'entreprise.

Congé-éducation: un chèque repas est également dû pour chaque jour où un travailleur suit effectivement une formation théorique ou pratique dans le cadre du congé-éducation payé, à condition toutefois que la formation ait lieu pendant les heures de travail normales. Les heures de travail normales sont les heures pendant lesquelles le travailleur travaille normalement d'après son horaire de travail. Il n'est pas requis que la formation se déroule entièrement pendant les heures de travail. Un chevauchement partiel suffit, par exemple: la formation a lieu entre 16h00 et 20h00, alors que ce jour-là, le travailleur devait normalement travailler de 10h00 à 18h30. Les dispositions précitées s'appliquent uniquement si l'employeur peut avoir la certitude que le travailleur participe effectivement et activement à la formation pendant son absence. Autrement dit, le travailleur doit être présent au centre de formation ou suivre une session de e-learning. Le travailleur qui passe la journée à la maison pour étudier pour la formation suivie ne satisfait pas à cette dernière condition. Le travailleur qui s'absente une journée pour passer un examen dans le cadre de la formation suivie, par contre, a droit à un chèque-repas.

Jours fériés, etc.: enfin, n'oubliez pas que vous ne pouvez pas octroyer de chèque repas pour les jours fériés, jours de repos compensatoire, jours de vacances, jours de revenu garanti en cas de maladie, récupérations d'heures supplémentaires et jours de grève. Autrement dit: si vous octroyez quand même un chèque repas pour l'un des jours visés ci-dessus, celui-ci constituera une rémunération imposable dans le chef du bénéficiaire.

Méthode de calcul alternative

Vous pouvez également opter pour une méthode de calcul alternative qui consiste à diviser le nombre d'heures effectivement prestées au cours d'un trimestre par le nombre total d'heures à prester par jour dans l'entreprise considérée. Si le résultat est un nombre décimal, il est arrondi à l'unité supérieure. Le résultat est toujours limité au nombre maximum de jours prestables d'un travailleur à temps plein dans l'entreprise, même si le résultat du calcul est supérieur. Cette méthode de calcul alternative ne peut être appliquée que par les entreprises qui appliquent des régimes de travail différents, que ce soit pour des prestations à temps plein ou pour des prestations à temps partiel. Il faut en outre que cette méthode soit déterminée dans une CCT ou, à défaut, dans le règlement de travail, si votre entreprise n'occupe pas 50 personnes en moyenne. Le nombre normal d'heures à prester par jour dans l'entreprise, de même que le nombre maximum de jours prestables par trimestre sont alors déterminés dans la CCT ou dans le règlement de travail.

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