Opgelet: facturen die niet aan de voorschriften voldoen, kunnen rampzalige financiële gevolgen hebben

Zijn uw facturen voldoende gedetailleerd? Bevatten ze alle vermeldingen die wettelijk zijn vereist volgens het handelsrecht en het fiscaal recht? Als uw facturen niet aan de voorschriften voldoen, kan u sancties oplopen. Meer bepaald het recht op btw-aftrek kan u worden geweigerd. En dat kan aanzienlijke financiële gevolgen hebben.

Vereiste vermeldingen volgens het handelsrecht

Volgens het handelsrecht bestaat een factuur uit een geschrift of een stuk dat objectief wordt gekenmerkt door de aanwezigheid van vier essentiële elementen:

de identificatie van de leverancier of van de dienstverlener;

de identificatie van de klant;

de beschrijving van de uitgevoerde of uit te voeren handeling;

de vermelding van de prijs of van een deel ervan die door de klant is verschuldigd, met dien verstande dat het stuk een factuur blijft indien het bij contante betaling voor voldaan wordt ondertekend op het tijdstip waarop het wordt opgesteld. 

Vereiste vermeldingen op het gebied van de btw

Om als een regelmatige factuur te worden beschouwd voor de toepassing van de btw moet de factuur, naast de vier bovenvermelde essentiële elementen, nog andere vermeldingen of gegevens bevatten die worden opgesomd in artikel 5 van het KB 1.
Volgens dat artikel moet elke factuur meer bepaald, naast talrijke dwingende vermeldingen, bevatten: 'de gegevens die nodig zijn om de handeling te bepalen en om het tarief van de verschuldigde belasting vast te stellen, inzonderheid de gebruikelijke benaming van de geleverde goederen en van de verstrekte diensten en hun hoeveelheid alsook het voorwerp van de diensten'.

Sanctie: weigering van het recht op aftrek van de btw

Een factuur waarop één van de hierboven opgesomde vermeldingen ontbreekt (bv. het inschrijvingsnummer in het boek van uitgaande facturen, de naam en het adres van de partijen, de beschrijving en de hoeveelheid van de goederen en diensten waarbij bovendien, voor de levering van auto's, moet rekening worden gehouden met de voorschriften van artikel 5 van het KB 1) of waarin één van de vermeldingen onvoldoende is opgenomen, kan volgens de administratie niet dienen om de uitoefening van het recht op aftrek te rechtvaardigen.
Bent u btw-plichtig, dan kan u uw recht op aftrek van de belasting geheven over de goederen of diensten die in België worden geleverd of verstrekt alleen uitoefenen als u beschikt over een factuur die is opgesteld overeenkomstig artikel 5 van het KB 1.

In de praktijk was de administratie vrij strikt en weigerde ze de aftrek van de btw aan belastingplichtigen die in het bezit waren van een factuur die voldeed aan alle voorwaarden, maar waarop bijvoorbeeld het btw-nummer van de leverancier fout was.
In de loop der jaren heeft de rechtspraak echter een soepeler standpunt ingenomen, dat deze strikte houding van de administratie tempert.
Enerzijds erkende de rechtspraak dat de administratie geen vermeldingen mag opleggen die, door hun aantal of hun technisch aard, de uitoefening van het recht op aftrek praktisch onmogelijk of uiterst moeilijk zouden maken. Anderzijds werd beslist dat de vermeldingen op de facturen alleen belangrijk zijn wanneer ze noodzakelijk zijn voor de inning en de controle van de belasting. Volgens de rechtspraak verhindert het ontbreken van bepaalde vermeldingen op de facturen dus niet de aftrek van de btw wanneer de belastingplichtige de echtheid van de leveringen of van de dienstverrichtingen kan bewijzen en wanneer blijkt dat hij de btw die hem werd aangerekend, heeft betaald.

De administratie aanvaardt voortaan (geval per geval) de aftrek van een factuur, zelfs als de factuur niet aan de voorschriften voldoet, indien wordt bewezen of is aangetoond dat de handeling die op de factuur is opgenomen werkelijk heeft plaatsgevonden en is opgenomen met de btw die niet alleen in de boekhouding van de opsteller van de factuur of van het stuk is in rekening gebracht, maar ook in de periodieke btw-aangifte die hij heeft ingediend.
Prent deze twee toleranties dus in uw geheugen zodat u voorbereid bent bij een eventuele weigering van uw facturen door de administratie. Een weigering waarvan de financiële weerslag zware gevolgen kan hebben!

Twee andere mogelijke sancties

Verlies niet uit het oog dat nog twee andere sancties kunnen worden toegepast.
De administratie kan ook fiscale geldboetes opleggen. Die kunnen oplopen tot twee keer het bedrag van de op de handeling verschuldigde belasting.
Ten slotte zal de klant (ontvanger van de goederen of van de diensten) hoofdelijk zijn gehouden tot de betaling van de btw ten aanzien van de Schatkist wanneer de factuur niet werd uitgereikt of een onjuiste vermelding bevat met betrekking tot de naam, het adres of het btw-nummer van de partijen, met betrekking tot de aard of de hoeveelheid van de geleverde goederen of verstrekte diensten of met betrekking tot de prijs of het toebehoren ervan.

Tip

Wij raden u aan om altijd na te gaan of de wettelijke vermeldingen op uw facturen zijn opgenomen en ervoor te zorgen dat ze zo gedetailleerd mogelijk zijn. Een goed verstaander heeft maar een half woord nodig.

Vestigingen
Subscribe to our newsletter
Login SCA Executiv